Tietosuoja

Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE lahti.4h.fi sivujen kautta kerättäviin tietoihin

Pvm:             18.5.2018 (päivitetty 12.5.2020)

Viite:             Eu:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

Rekisterinpitäjä

Nimi:             Lahden 4H-yhdistys ry

Osoite:          Neljänkaivonkatu 47 15100 Lahti

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Nimi:             Toiminnanjohtaja, Lahden 4H-yhdistys ry

Osoite:         Neljänkaivonkatu 47 15100 Lahti

Sähköposti: lahti (a) 4h.fi                                          

Puhelin:      050 462 2511

Rekisterin nimi : Nettisivujen www.lahti.4h.fi kautta kerättävät tiedot

1) Ilmoittautumiset kerhoille, leireille ja kursseille

2) Työhakemukset

3) Muut nettisivulomakkeiden kautta tehtävät yhteydenotot ja ilmoittautumiset

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus

1) Kerhojen, leirien ja kurssien ko. toimintaan liittyvä tiedotus ja yhteydenpito

2) Työhakemusten vastaanotto ja työnhakuprosessiin tarvittavien tietojen keräys

3) Muiden yhteydenottojen vastaanotto ja niihin liittyvät toimenpiteet.

        Esimerkiksi työpalvelun työtilausten vastaanotto ja työnvälitys.

Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja

1) Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, vanhemman tiedot, sähköpostiosoite, ohjauksen ja osallistujan kannalta oleelliset tiedot (esim. allergiat)

2) Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, työtehtävän kannalta oleellisten asioiden kuvailu, lomakkeen täyttäjien esiin nostamat asiat ja liitteet

3) Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteydenottoon liittyvät yksityiskohdat (kuten työpalvelutarpeen kuvaus)

Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet

  1. Toteutuneen toiminnan jälkeen tiedot tilastoidaan määrällisesti ja osallistujalistat arkistoidaan 2 vuoden ajaksi tilastoinnin todentamista varten.
  2. Työnhakuprosessin ajan, kunnes työtehtävään valitun koeaika on ohitse. Avoimet työhakemukset säilytetään 6 kk.
  3. Yhteydenottoon liittyvän toiminnan mukaisesti yhteydenpitotarpeen päätyttyä.

    Ko. rekisterit putsataan ja ajantasaistetaan kerran vuodessa.

Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)

Henkilöiden itse täyttäessä tiedot lahti.4h.fi nettisivujen lomakkeilla.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja käytetään vain Lahden 4H-yhdistyksen toiminnassa. Tietoja käsittelevät ko. toimintaan oleellisesti liittyvät henkilöt, esim. kurssin ohjaaja, kerhonohjaaja, työhaastattelijat, työpalvelutehtävän vastaanottanut nuori sekä heidän esimiehensä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.

Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.

Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan Eu:n tietosuoja-asetusta.

Lahden 4H-yhdistyksen Tietosuoja-asioista vastaa toiminnanjohtaja yhdessä hallituksen kanssa.

Tiedustelut

Toiminnanjohtaja Petra Kerkkä p. 050 462 2511 petra.kerkka (a) 4h.fi

Tutustu myös 4H-jäsenrekisteriä koskevaan tietosuojalomakkeeseen TÄSTÄ.

Rekrytoinnin tietosuojalomake rekryn yhteydessä.