Tietosuoja

TIETOSUOJASELOSTE

Lahden 4H-yhdistys ry

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten Lahden 4H-yhdistys ry käsittelee henkilötietoja verkkosivujensa www.lahti.4h.fikautta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, 2016/679) mukaisesti.

Laatimispäivä: 18.5.2018
Päivitetty: 1.1.2026

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Lahden 4H-yhdistys ry
Osoite: Neljänkaivonkatu 47, 15100 Lahti

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Tehtävä: Toiminnanjohtaja
Sähköposti: lahti(a)4h.fi
Puhelin: 050 462 2511

3. Rekisterin nimi

Lahden 4H-yhdistys ry:n verkkosivujen (www.lahti.4h.fi) kautta kerättävät henkilötiedot.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  1. Kerho-, leiri- ja kurssitoimintaan liittyvät ilmoittautumiset, viestintä ja yhteydenpito

  2. Työhakemusten vastaanotto ja rekrytointiprosessin toteuttaminen

  3. Muiden verkkolomakkeiden kautta tehtyjen yhteydenottojen käsittely (esim. työpalvelutilaukset ja työnvälitys)

5. Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja rekisteröidyistä riippuen:

5.1 Kerho-, leiri- ja kurssi-ilmoittautumiset

  • Nimi

  • Syntymävuosi

  • Osoite

  • Puhelinnumero

  • Sähköpostiosoite

  • Huoltajan nimi ja yhteystiedot (alaikäiset)

  • Toiminnan kannalta oleelliset tiedot (esim. allergiat tai erityistarpeet)

5.2 Työhakemukset

  • Nimi

  • Syntymävuosi

  • Osoite

  • Puhelinnumero

  • Sähköpostiosoite

  • Työhakemukseen liittyvät tiedot ja liitteet

  • Hakijan itsensä lomakkeella antamat lisätiedot

5.3 Muut yhteydenotot

  • Nimi

  • Osoite

  • Puhelinnumero

  • Sähköpostiosoite

  • Yhteydenoton sisältö ja siihen liittyvät tiedot

6. Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu:

  • rekisteröidyn antamaan suostumukseen

  • sopimukseen tai sopimuksen valmisteluun

  • rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun järjestön lakisääteisen ja yleishyödyllisen toiminnan toteuttamiseksi

7. Tietojen säilytysaika

  • Kerho-, leiri- ja kurssitoiminnan osallistujatiedot säilytetään enintään 2 vuotta toiminnan päättymisestä tilastointi- ja todentamistarkoituksiin

  • Työhakemuksia säilytetään rekrytointiprosessin ajan; avoimia hakemuksia enintään 6 kuukautta

  • Työsuhteeseen valittujen osalta tietoja säilytetään koeajan päättymiseen saakka rekrytointiaineistona

  • Muut yhteydenottotiedot poistetaan, kun asian käsittely ja siihen liittyvä yhteydenpitotarve päättyy

Rekisterit tarkistetaan ja ajantasaistetaan vähintään kerran vuodessa.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään verkkosivujen lomakkeiden kautta.

9. Tietojen luovutukset ja käsittelijät

Tietoja käytetään ainoastaan Lahden 4H-yhdistys ry:n toimintaan. Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät, kuten:

  • kerho- ja leiriohjaajat

  • työnhaastatteluihin osallistuvat henkilöt

  • työpalvelutehtäviä vastaanottavat nuoret ja heidän ohjaajansa

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman lakiin perustuvaa syytä.

10. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Digitaaliset tiedot säilytetään suojatuissa järjestelmissä ja fyysinen pääsy aineistoihin on rajattu. Henkilötietoja käsitteleviä sitoo vaitiolovelvollisuus.

12. Alaikäisten henkilötietojen käsittely

Lahden 4H-yhdistys ry:n toiminnassa käsitellään laajasti alaikäisten henkilötietoja. Alaikäisten henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan erityistä huolellisuutta ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen sekä kansallisen lainsäädännön vaatimuksia.

  • Alle 18-vuotiaiden henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti huoltajan antaman suostumuksen perusteella

  • Ilmoittautumislomakkeilla kerätään huoltajan nimi ja yhteystiedot

  • Alaikäisen terveystietoja (esim. allergiat) käsitellään vain toiminnan turvallisen toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa ja vain vastuuhenkilöiden toimesta

  • Alaikäisten tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin

  • Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman huoltajan suostumusta tai lakiin perustuvaa velvoitetta

Huoltajalla on oikeus tarkastaa alaikäistä koskevat tiedot, pyytää niiden oikaisua tai poistamista sekä peruuttaa antamansa suostumus.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • tarkastaa itseään koskevat tiedot

  • pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua

  • pyytää tietojen poistamista, mikäli käsittely perustuu suostumukseen

  • peruuttaa antamansa suostumus

  • tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle

Tarkastus- ja oikaisupyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

13. Lisätiedot ja yhteydenotot

Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä voi olla yhteydessä:

Toiminnanjohtaja Petra Kerkkä
Puhelin: 050 462 2511
Sähköposti: petra.kerkka(a)4h.fi

Tutustu myös 4H-jäsenrekisteriä koskevaan tietosuojalomakkeeseen TÄSTÄ.

Rekrytoinnin tietosuojalomake rekryn yhteydessä.